Boekhouddashboard met AI — van Google Sheet naar grip op de cijfers

Een foodtruck uit eigen huis — Synvex was hier zelf de klant. Twee vennoten, tientallen boekingen en festivals per seizoen, en een administratie die volledig in een gedeelde Google Sheet leefde.

Het probleem

De sheet werkte, tot hij niet meer werkte. Bij het overzetten vonden we onder andere een BTW-kolom die een regel verschoven was geraakt, optel-formules die de laatste maanden niet meekenden, en een grote investering die als gewone kosten was geboekt — waardoor het winstbeeld structureel verkeerd was. Niemand had het door, want een spreadsheet controleert zichzelf niet.

De oplossing

Een beveiligd webdashboard, gekoppeld aan een echte database die foute invoer simpelweg weigert: BTW kan nooit groter zijn dan het bedrag, datums moeten geldig zijn, factuurnummers uniek. Alles wat de vennoten invoeren komt in een logboek, en elke wijziging is terug te zien.

• Bonnetjes-AI — foto of PDF uploaden, AI leest leverancier, datum, bedrag en BTW-tarief uit en vult het formulier voor. De gebruiker controleert en bevestigt; er wordt nooit blind geboekt.
• Bankimport met controle-wachtrij — het bankafschrift wordt ingelezen, elke uitgave krijgt automatisch een categorievoorstel en het systeem herkent betalingen die al geboekt zijn. Bij de eerste import kwamen direct terugkerende kosten boven water die nooit in de sheet hadden gestaan.
• BTW per kwartaal, afschrijvingen en kapitaalrekening — de kwartaalaangifte staat klaar, investeringen worden automatisch afgeschreven en de onderlinge verrekening tussen de vennoten wordt live bijgehouden.
• Controles en export — het dashboard wijst zelf aan waar de cijfers niet kloppen, en één knop genereert een compleet Excel-bestand voor de boekhouder.

Het resultaat

De Google Sheet is vervangen. Beide vennoten voeren nu in via het dashboard — ook mobiel, staand naast de oven — en de administratie is voor het eerst aantoonbaar sluitend: elke euro herleidbaar, elke wijziging gelogd, de jaarcijfers met één klik exporteerbaar. Voor een bedrijf dat ooit verkocht wordt, is precies dát het verschil tussen een ordner vol losse eindjes en een administratie waar een koper doorheen kan lopen.

Herkenbaar?

Draait jouw administratie, planning of klantenbeheer ook op een spreadsheet die niemand meer helemaal vertrouwt? Dit soort maatwerk-dashboards bouwen we ook voor andere bedrijven — van bonnetjes-AI tot koppelingen met je bank of bestaande systemen.